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L'accès aux documents administratifs

07/08/2013

Le droit d'accès aux documents administratifs est garanti par la loi du 17 juillet 1978 qui a pour objet de permettre à tout administré de se faire communiquer, à sa demande, des documents à caractère administratif, sous réserve de certaines catégories d'informations. En cas de refus de communication, l’administré peut recourir à l'intervention de la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA).

 

Documents administratifs dont un administré peut demander communication – notions :

 

Sont considérés comme documents administratifs quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, tous dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, directives, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions et décisions produits ou reçus dans le cadre de leur mission de service public par l'État, les collectivités territoriales ainsi que toute autre personne de droit public ou privé chargée d'une mission de service public.

Voici quelques exemples utiles en milieu rural :

  • Documents SAFER. La CADA a eu à rappeler à plusieurs reprises que les SAFER sont des organismes privés chargés, sous le contrôle de l’administration, d’une mission de service public incluant la rétrocession de terres qu’elles ont acquises ou préemptées. Les pièces administratives et comptables qui retracent les conditions dans lesquelles ces rétrocessions sont opérées, et qui se rattachent directement à l’exercice de cette mission, constituent des documents de nature administrative au sens de l’article 1er de la loi du 17 juillet 1978 (CE, 20 novembre 1995, M. Borel).
    Pour consulter des avis rendus par la CADA :
     Avis 1
     Avis 2
  • Le Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT)  autorise toute personne à demander communication des budgets et des comptes des collectivités, des procès-verbaux des organes délibérants et des arrêtés pris par l'autorité exécutive. Les collectivités concernées sont : les communes (art. L.2121-26), les départements (art. L.3121-17), les régions (art. L.4132-16), les communautés de communes (art. L.5211-46),...
  • Toute personne peut obtenir des informations relatives à un immeuble (parcelle ou bâtiment) : références cadastrales, l'adresse ou les autres éléments d'identification cadastrale des immeubles, contenance cadastrale de la parcelle, valeur locative cadastrale des immeubles, noms et adresses des titulaires de droits sur ces immeubles. Une demande ne peut mentionner plus d'une commune ou d'un arrondissement, et plus d'une personne ou plus de 5 immeubles afin d'éviter les requêtes visant à répertorier le patrimoine immobilier d'une personne sur l'ensemble du territoire français (Livre des Procédures Fiscales, article R 107 A-1). Le demandeur ne peut  présenter plus de 5 demandes par semaine auprès d'un service, dans la limite de 10 par mois civil (LPF, art. R 107 A-3, I). Les informations sont communiquées sous la forme d'un relevé de propriété issu de la matrice cadastrale.


Exception à la communication – liste non limitative :

 

Le droit à communication ne s'applique qu'à des documents achevés. Un document en cours d'élaboration n'a pas un caractère administratif (L. n° 78-753, 17 juill. 1978, art. 2, al. 2).

L'administration n'est pas tenue de donner suite aux demandes abusives. Sont  considérées comme abusives les demandes nombreuses, répétées ou systématiques.

Le droit à communication est exclu pour les documents faisant l'objet d'une diffusion publique. Par exemple, les délibérations à caractère réglementaire des communes de 3 500 habitants et plus qui sont soumises à publication dans un Recueil des actes administratifs n'ont pas à faire l'objet d'une communication particulière (CGCT, art. L.2121-24, al. 2). La CADA estime qu'un document dont seule une version simplifiée est téléchargeable n'a pas fait l'objet d'une diffusion de nature à justifier un refus de communication (Avis CADA, 3 déc. 2009, n° 20093754).

Ne sont communicables qu'à l'intéressé les documents administratifs dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, au secret médical et au secret en matière commerciale et industrielle.

 

En pratique - quelques éléments pour mettre en œuvre l’accès aux documents administratifs :

 

Demande de communication adressée par le demandeur à l’autorité :

En pratique, si vous vous heurtez à un défaut de communication suite à une demande verbale, il est conseillé de procéder à une demande écrite et suffisamment précise des documents. La demande n’a pas à être motivée. Elle doit être adressée à l’autorité qui détient le(s) document(s), par précaution par lettre recommandée avec accusé de réception.

L'accès aux documents administratifs peut s'exercer aux choix du demandeur par :

  • consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ;
  • délivrance de copies sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document et aux frais du demandeur ;
  • courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique.

Les frais à acquitter par le demandeur pour la délivrance du document équivalent au coût de reproduction et aux frais d'envoi du document. Pour le calcul de ces frais, les dépenses de personnel induites par la recherche, la reproduction et l'envoi du document ne peuvent pas être prises en compte. En revanche, il est tenu compte du coût du support choisi par le demandeur, des frais d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé par la reproduction ainsi que des frais d'affranchissement selon les modalités d'envoi choisies par le demandeur.

L'administration peut exiger le paiement préalable des frais avant communication des documents.
Les prix plafonds, hors coût d'envoi postal, sont de : 0,18 € par page de format A 4 en impression noir et blanc, 1,83 € pour une disquette, 2,75 € pour un cédérom.

 

En cas de refus ou d’absence de réponse dans le délai d’un mois  - saisine pour avis de la Commission d’Accès aux Documents Administratifs (CADA) :

Le silence gardé pendant plus d'un mois par l'autorité compétente vaut décision implicite de refus de communiquer les documents.

En cas de refus de communication du document par l'autorité compétente, l'intéressé doit saisir la CADA dans un délai de 2 mois à compter de la notification du refus,  ou de l'expiration du délai d'un mois au terme duquel le refus tacite est acquis.

L'intéressé peut saisir la CADA par lettre, télécopie ou voie électronique (voir le site internet de la CADA). La saisine précise son objet et, le cas échéant, les dispositions sur lesquelles elle se fonde. Informations à préciser suivant que le demandeur soit une personne physique ou morale :

  • personne physique : nom, prénoms et domicile ;
  • personne morale : forme, dénomination, siège social, noms et prénoms des gérants.

La saisine est accompagnée d'une copie, selon le cas, de la décision de refus ou de la demande restée sans réponse.

 

Maintien du refus de communication par l’autorité dans le délai de deux mois à compter de la saisine de la CADA :

Le silence gardé par l'autorité pendant plus de 2 mois à compter de la saisine de la CADA vaut confirmation de la décision de refus de communiquer le document. Dès lors, le demandeur peut, à l'expiration de ce délai de 2 mois, contester devant le tribunal administratif la décision de refus de communication qui lui est implicitement opposée.

En cas de refus exprès dans le délai de réponse de l’administration, l’administré a deux mois pour saisir le tribunal administratif à compter de la notification de la décision expresse de refus.

 

Sources :

  •  Loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public et diverses dispositions d'ordre administratif, social et fiscal
  •  Décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005 relatif à la liberté d'accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques, pris pour l'application de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978

Liens :